Online Virtual Conferences

14 Cara Maksimalkan Online Virtual Conferences

Posted on
Bagikan ini :

MOVVIE.INFO | 14 Cara Maksimalkan Online Virtual Conferences – Selama beberapa tahun terakhir, online virtual conferences telah mendapatkan daya tarik sebagai alternatif atau tambahan untuk konferensi profesional secara langsung. Banyak organisasi telah meluncurkan konferensi online yang berdiri sendiri yang dapat Anda hadiri dari mana saja, dan beberapa acara tatap muka telah menambahkan komponen virtual agar lebih banyak orang dapat berpartisipasi.

Dengan upaya untuk mengatasi pandemi yang terjadi ini , banyak konferensi yang direncanakan pada tahun 2020 dengan cepat beradaptasi dan bergerak sepenuhnya online.

DomaiNesia

Apa yang dapat Anda harapkan jika Anda menghadiri online virtual conferences? Mereka tidak persis sama seperti konferensi langsung, tetapi bisa sama berharganya jika Anda tahu apa yang harus dicari dan mengambil langkah yang tepat untuk memanfaatkan pengalaman sebaik-baiknya.

online virtual conferences
online virtual conferences

Apa Itu Online Virtual Conferences?

Online virtual conferences seperti perpaduan antara konferensi profesional secara langsung dan webinar  atau kursus online. Sementara dua yang terakhir biasanya mencakup subjek yang sempit, konferensi online mencakup berbagai subjek untuk suatu industri.

Seperti konferensi tatap muka, konferensi virtual menawarkan beberapa kombinasi pembicara utama, panel diskusi, sesi pendidikan, lokakarya langsung, dan bersosialisasi dengan rekan kerja.

Sesi dapat mencakup berbagai topik, tetapi biasanya berfokus pada industri atau sekelompok orang, seperti blogger, profesional medis, atau guru. Beberapa konferensi hanya berfokus pada pembelajaran dan pengembangan, dan beberapa menawarkan sesi yang diperhitungkan untuk kredit pendidikan berkelanjutan bagi para profesional yang membutuhkannya untuk mempertahankan sertifikasi.

Hingga saat ini, Online virtual conferences biasanya hanya ada untuk para profesional di bidang teknologi, blogging, atau pemasaran konten. Perusahaan atau individu swasta akan menjadi tuan rumah untuk orang-orang di industri, tetapi peserta sering tidak terhubung di luar konferensi, dan acara sosial atau jejaring jarang terjadi.

Sekarang acara tatap muka sedang ditunda, banyak konferensi profesional yang mencakup industri telah pindah online. Misalnya, konferensi untuk asosiasi profesional berlangsung secara online, membuat kami berpikir secara berbeda tentang jenis komunitas yang dapat kami buat melalui konferensi virtual.

Memanfaatkan Sesi Online Virtual Conferences

online virtual conferences
online virtual conferences

Anda mungkin tahu bagaimana memanfaatkan waktu Anda di konferensi secara langsung. Banyak nasihat tersedia untuk berjejaring dan belajar di acara-acara tersebut. Konferensi virtual adalah pengalaman yang sangat berbeda, meskipun sesinya mirip di permukaan.

Ikuti langkah-langkah ini untuk menempatkan diri Anda pada pola pikir yang benar untuk fokus, terlibat, dan menyerap informasi dari sesi konferensi online yang Anda hadiri.

1. Taruh di Kalender Anda

Anda lupa mendaftar untuk suatu acara akan lebih mungkin terjadi jika Anda hadir secara gratis dan tidak harus bepergian ke sana. Tambahkan konferensi virtual ke kalender Anda segera setelah Anda mendaftar dan mengatur peringatan untuk satu atau dua hari sebelumnya.

Anda sering memiliki akses ke sesi yang direkam setelah acara. Tetapi Anda hanya dapat mengajukan pertanyaan dan membangun jaringan dengan peserta lain jika Anda tersedia dan terlibat saat acara berlangsung.

2. Beli Akses Penuh

Banyak Online virtual conferences gratis karena peserta masih terbiasa dengannya dan – seperti banyak konten online lainnya – belum menilai nilainya.

Tetapi jika konferensi Anda menawarkan pendaftaran premium, Anda mendapatkan hasil maksimal dari pengalaman Anda dengan masuk semua dan membeli tiket. Itu bisa berarti akses seumur hidup ke rekaman sesi setelah konferensi, konten bonus, atau grup atau sesi jaringan.

Jika Anda ragu-ragu untuk membayar konferensi yang Anda hadiri dari ruang tamu Anda, ketahuilah bahwa harganya mungkin masih jauh lebih rendah daripada biaya perjalanan ke konferensi tatap muka. Tanyakan dengan jelas kepada atasan Anda apakah mereka bersedia menutupinya, meskipun mereka biasanya tidak membayar untuk konferensi.

3. Periksa Email Anda

Saat Anda mendaftar untuk Online virtual conferences, mereka biasanya mengirimkan konfirmasi email dengan informasi yang perlu Anda hadiri. Jika Anda tidak langsung melihatnya, periksa folder spam Anda atau, di Gmail, tab Promosi Anda.

Baca Juga:  Top 5 Cara Membuat Rencana Pemasaran Produk Bisnis Kecil

Banyak perusahaan dan organisasi menggunakan alat pemasaran email seperti MailChimp untuk mengirim konfirmasi dan pembaruan, dan layanan email Anda dapat membacanya sebagai promosi.

Jika konfirmasi Anda berakhir di spam, tambahkan alamat email ke kontak Anda yang masuk daftar putih untuk memastikan email di masa mendatang masuk ke kotak masuk Anda. Jika ada dalam Promosi di Gmail, pindahkan ke kotak masuk utama Anda, dan Gmail mengetahui di mana Anda lebih suka menerima email dari pengirim itu di masa depan.

Selama minggu konferensi, perhatikan email pengingat, bahkan jika Anda merasa memiliki apa yang perlu Anda hadiri. Jika Anda tidak melihat apa pun, periksa kembali folder spam Anda, jika informasi berasal dari email yang berbeda. Penyelenggara konferensi terkadang mengirimkan informasi tentang sesi yang baru ditambahkan, peluang jaringan, atau pembaruan penting lebih dekat dengan tanggal acara.

4. Jadikan Kehadiran Sebagai Prioritas

Jika Anda mendaftar untuk sesi Online virtual conferences, tanggapi acara tersebut dengan serius dan ikut serta. Blokir waktu di kalender Anda untuk muncul di sesi langsung jika Anda tersedia, dan jangan memesan sesuatu untuk itu. Jika Anda mendaftar sehingga Anda memiliki akses ke rekaman setelahnya, jadwalkan waktu untuk menontonnya.

Beri tahu keluarga Anda atau teman serumah lainnya kapan Anda akan sibuk dengan konferensi sehingga mereka meninggalkan Anda sendirian. Klaim kamar atau area rumah Anda, dan minta mereka untuk tidak mengganggu Anda saat Anda di sana.

Demikian pula, jadwalkan waktu istirahat kerja seperti yang Anda lakukan untuk melakukan perjalanan ke konferensi. Rencanakan untuk menyerahkan pekerjaan mendesak kepada orang lain, dan biarkan rekan kerja dan klien mengetahui hari atau jam Anda tidak akan tersedia.

5. Matikan Gangguan

Godaan untuk bereaksi terhadap notifikasi di ponsel atau komputer Anda saat Anda bekerja dari rumah  jauh lebih kuat daripada saat Anda berada di ruangan yang penuh dengan orang. Hilangkan gangguan tersebut  untuk tetap fokus selama sesi Online virtual conferences.

  • Setel “Jangan Ganggu” atau “Bantuan Fokus” di Komputer Anda . Pemberitahuan push (yang muncul di sudut layar Anda) mungkin adalah gangguan terburuk saat menghadiri konferensi melalui komputer Anda. Matikan selama satu jam atau hari untuk menghindari gangguan selama sesi konferensi.
  • Nyalakan Email Autoresponder . Setel email “balasan liburan” seperti yang Anda lakukan jika Anda bepergian jauh dari kantor. Ini memungkinkan Anda dengan nyaman mengabaikan kotak masuk Anda dan fokus pada konferensi.
  • Batasi Pemberitahuan di Ponsel Anda . Izinkan pengecualian untuk setelan “Jangan Ganggu” di perangkat Android dan iOS Anda sehingga Anda dapat menyetelnya ke jangan ganggu tetapi masih mendapatkan panggilan dari pasangan atau anak Anda jika terjadi keadaan darurat. Atau cukup batasi notifikasi untuk aplikasi seperti email, Slack, berita, dan media sosial.

6. Gunakan Fitur Interaktif

Beberapa layanan Online virtual conferences menyertakan fitur interaktif, seperti “angkat tangan”, obrolan, sesi tanya jawab, dan jajak pendapat. Manfaatkan mereka untuk berinteraksi dengan tuan rumah dan peserta lainnya dan tetap terlibat dengan sesi.

Interaksi membuat sesi lebih baik untuk semua orang – termasuk tuan rumah, yang membutuhkan waktu untuk bernapas sesekali agar sesi tetap berjalan.

Berinteraksi secara virtual dapat membantu Anda menonjol dengan cara yang sama seperti pada sesi konferensi tatap muka. Ajukan pertanyaan yang bijaksana atau bagikan tanggapan yang berwawasan terhadap pertanyaan tuan rumah untuk membiarkan peserta lain melihat siapa Anda.

7. Ambil Catatan & Review Mereka

Ketika saya menghadiri Online virtual conferences, saya menggunakan malam hari setelah sesi sehari untuk mengurangi tekanan dan membiarkan semua yang saya pelajari meresap. Enam atau delapan jam lokakarya dan ceramah online sangat banyak untuk dilakukan.

Sangat mudah setelah sesi konferensi virtual untuk kembali ke kehidupan Anda – memeriksa email, mencuci piring, membuat makan malam, menonton TV. Alih-alih, berikan diri Anda waktu menyendiri yang sama untuk merenungkan yang akan Anda alami di hotel malam itu jika Anda bepergian untuk konferensi.

Jaringan di Konferensi Virtual

online virtual conferences
online virtual conferences

Salah satu kelemahan paling signifikan dari Online virtual conferences adalah kurangnya situasi sosial yang alami. Anda tidak berada di ruangan dengan peserta lain, berjabat tangan dengan speaker, berbagi minuman dengan rekan kerja, atau mengobrol sambil makan.

Tetapi acara virtual juga dapat mencakup  peluang jaringan. Cari informasi tentang mereka di email atau posting pemasaran media sosial dari penyelenggara konferensi dan minta seseorang untuk mengaturnya jika mereka belum melakukannya.

Baca Juga:  Best Cara Mengatasi Laptop Lemot Windows 10

8. Bergabunglah dengan Obrolan Media Sosial

Anda dapat membaca sekilas hashtag konferensi di Twitter untuk menemukan nugget kebijaksanaan dari orang-orang di sesi lain di konferensi yang Anda hadiri secara virtual atau secara langsung. Ini cara yang menyenangkan untuk menikmati lebih banyak Online virtual conferences daripada hanya sesi yang bisa Anda buat. Berbagi sorotan juga bermanfaat dari sesi yang Anda ikuti. Menyaring bagian penting dan ide dari suatu sesi membantu Anda mendapatkan informasi terpenting yang Anda pelajari.

Plus, ini adalah peluang berjejaring. Terutama di konferensi online, berpartisipasi aktif secara online memungkinkan Anda terhubung dengan peserta lain untuk berbagi pengalaman dan pelajaran.

Bagikan ide Anda, ajukan pertanyaan, dan bagikan ulang postingan orang lain untuk terlibat dengan sesama peserta. Anda mungkin akan meninggalkan percakapan ini dengan beberapa teman Facebook tambahan dan pengikut Twitter.

9. Terlibat dalam Acara Langsung

Kesempatan berjejaring adalah aspek penting dari konferensi, bahkan lebih penting daripada pembicara dan sesi pendidikan bagi beberapa peserta. Mereka bisa lebih sulit didapat di Online virtual conferences, tetapi manfaatkanlah jika tersedia.

Acara jejaring virtual bisa menjadi lebih baik daripada jejaring langsung jika Anda pemalu atau tertutup . Anda bisa menjadi lalat di dinding dengan lebih mudah, sehingga Anda dapat menghadiri, mengamati, dan mengenal orang-orang tanpa harus bersikap sosial atau maju seperti saat Anda harus menghadiri acara tatap muka.

Jika konferensi yang ingin Anda hadiri tidak menyertakan acara jaringan, minta penyelenggara untuk menambahkannya atau terhubung dengan peserta lain untuk mengaturnya sendiri. Pertimbangkan acara seperti:

  • Happy Hours Virtual . Undang rekan kerja untuk membawa koktail atau kopi mereka sendiri dan bersosialisasi melalui aplikasi obrolan video seperti Zoom , Google Meet , atau Houseparty .
  • Obrolan Twitter . Ini percakapan dijadwalkan pada Twitter , diselenggarakan di sekitar hashtag, bisa menjadi formal dan pendidikan, atau santai dan sosial.
  • Virtual Trivia atau Game Night . Gunakan Zoom Breakout Room  untuk memungkinkan peserta membentuk tim dan bersaing dalam permainan trivia atau virtual.
  • Acara Facebook . Siapkan acara Facebook, undang peserta, dan berinteraksi melalui posting dan komentar dalam acara tersebut.
  • Yoga atau Latihan Virtual . Mintalah seorang instruktur untuk memimpin sesi latihan yang dapat dihadiri siapa pun dari rumah melalui obrolan video.

10. Gunakan Outfit yang Tepat

Anda membuat kesan melalui video call seperti yang Anda lakukan secara langsung. Jika Anda menjadwalkan panggilan dengan sesama peserta atau bergabung dengan happy hour virtual atau acara jejaring, berpakaianlah seperti yang Anda lakukan untuk hal yang nyata  (setidaknya di atas).

Terlepas dari bagaimana Anda memandang orang lain, mengenakan pakaian yang Anda anggap sesuai pada saat Online virtual conferences untuk acara bersama kolega juga membantu Anda memiliki pola pikir yang benar. Scientific American  melaporkan lima penelitian antara tahun 2010 dan 2015 yang menunjukkan apa yang Anda kenakan dapat memengaruhi kemampuan Anda untuk memecahkan masalah, bernegosiasi, dan fokus.

Loungewear biasanya Anda pakai untuk bersantai dan menonton TV. Memakainya ke acara profesional dapat mempersulit Anda untuk tetap terlibat dan mendapatkan hasil maksimal dari konferensi virtual.

11. Cari Peserta yang Terlibat Khusus

Pertanyaan yang Anda ajukan atau ide yang Anda bagikan dalam sesi konferensi dapat menjadi bahan pembicaraan yang sempurna setelahnya. Pada konferensi tatap muka, itu biasanya berarti menghentikan seseorang saat Anda keluar untuk berterima kasih atas komentar mereka atau menawarkan wawasan sebagai tanggapan atas pertanyaan mereka.

Anda harus melakukan sedikit kerja keras untuk menindaklanjuti diskusi tersebut di Online virtual conferences.

Perhatikan siapa yang mengajukan pertanyaan dan berbagi komentar berwawasan dalam obrolan grup atau melalui media sosial. Cari mereka dan terhubung di Twitter dan LinkedIn setelah konferensi. Cetuskan percakapan dengan menyebutkan sesi yang Anda berdua ikuti.

12. Tindak Lanjut Dengan Email

Pembawa acara konferensi atau sesi sering membagikan informasi kontak mereka dalam slide atau materi lainnya. Gunakanlah!

Tindak lanjuti setelah konferensi atau sesi yang Anda nikmati untuk berterima kasih kepada tuan rumah dan beri tahu mereka apa yang Anda pelajari. Paling tidak, itu baik untuk menunjukkan rasa terima kasih Anda atas usaha mereka (seringkali tidak dibayar). Paling banter, ini dapat membantu Anda membuat hubungan baru dengan seseorang yang dihormati di industri Anda.

Haruskah Konferensi Online Menjadi Lebih Umum?

Banyak orang merayakan peralihan paksa ke Online virtual conferences karena mereka dapat menghadiri acara tahun ini yang selalu harus mereka lewatkan di masa lalu.

Baca Juga:  13 Cara Membuat Webinar Online Untuk Pemasaran & Pelanggan

Biaya, perjalanan, keluarga, pekerjaan, dan kebutuhan khusus mencegah orang menghadiri konferensi dan mengambil keuntungan dari kesempatan pendidikan dan sosial yang kita nikmati. Konferensi virtual dapat menyamakan kedudukan.

Tetapi Online virtual conferences memiliki kekurangan. Pengalaman tersebut tidak persis sama dengan pengalaman tatap muka, dan banyak peserta melewatkan kesempatan untuk menjadi pembicara, lokakarya, dan jaringan secara langsung.

Jika Anda memiliki pilihan untuk menghadiri (atau menyelenggarakan) konferensi secara langsung atau online di masa mendatang, pertimbangkan keuntungan dan kerugian dari online ini.

13. Keuntungan

  • Tabungan. Acara tatap muka biasanya membutuhkan perjalanan, akomodasi hotel, dan biaya makanan, yang semuanya bisa mencapai ratusan atau ribuan dolar, tidak termasuk biaya pendaftaran. Konferensi online memungkinkan Anda melewati pengeluaran yang tidak relevan dan hanya membayar biaya konferensi – terkadang tidak ada sama sekali. Penghematan berguna jika Anda membayar dengan cara Anda sendiri, tetapi juga dapat membantu Anda meyakinkan perusahaan untuk membayar tagihannya.
  • Kenyamanan dan AksesibilitasOnline virtual conferences bisa menyenangkan, tetapi bukan pilihan bagi semua orang. Hambatan biaya dan aksesibilitas perjalanan, kewajiban keluarga, dan pekerjaan membuat orang tidak bisa hadir. Anda dapat bergabung dengan konferensi online dari mana saja Anda memiliki koneksi Internet, dan kemudahan merekam berarti sesi dapat tersedia untuk dilihat kapan saja.
  • Akses Seumur Hidup. Pendaftaran untuk Online virtual conferences biasanya disertai dengan akses ke rekaman atau halaman keanggotaan atau situs yang memungkinkan Anda mengakses konten tanpa batas setelah acara. Itu berarti Anda dapat mengunjungi kembali sesi bermanfaat bertahun-tahun ke depan.
  • Kemampuan untuk Menghadiri Setiap Sesi. Pernahkah Anda menghadiri sebuah konferensi dan kecewa mengetahui bahwa dua sesi yang ingin Anda hadiri terjadi pada waktu yang bersamaan? Mereka biasanya merekam setiap sesi pada konferensi online, sehingga Anda dapat menjadwalkan waktu nanti untuk menonton sesi yang Anda lewatkan.
  • Kenyamanan. Pasti berpakaian untuk sukses di acara jaringan, di mana Anda akan muncul di video, tetapi acara konferensi bergaya webinar biasanya hanya menempatkan pembawa acara di kamera. Kenakan celana jins dan lewati kerahnya – jangan merasa terlalu nyaman sampai Anda tertidur.

14. Kekurangan

  • Tantangan Jaringan. Tidak peduli berapa banyak jam bahagia virtual atau malam permainan yang Anda hadiri, bertemu orang secara Online virtual conferences dari awal tidak pernah memiliki hubungan yang sama dengan berada di ruangan yang sama dan, katakanlah, mengalami kota baru bersama. Anda juga melewatkan pertemuan kebetulan – mengobrol dengan seseorang saat Anda menunggu di ruangan untuk memulai sesi, melihat rekan lama di lorong, atau berkeliaran saat jam koktail.
  • Kesempatan Sosial Terbatas. Konferensi virtual biasanya tidak menyertakan banyak acara sosial seperti konferensi tatap muka, tetapi itu bisa berubah karena begitu banyak konferensi berpindah online secara tidak terduga. Jika peserta menghargai sosialisasi selama konferensi, penyelenggara mungkin memprioritaskan untuk memfasilitasi itu – jadi jangan takut untuk bertanya.
  • Kurang Akuntabilitas. Jika Anda membayar dan melakukan perjalanan ke konferensi, kemungkinan besar Anda akan muncul untuk sesi tersebut untuk menghindari pemborosan uang dan waktu. Konferensi online, seperti kesempatan belajar online lainnya, membutuhkan lebih banyak motivasi untuk menindaklanjuti, terutama jika itu gratis. Dengan kewajiban yang lebih sedikit dan lebih banyak peluang untuk gangguan, banyak orang merasa lebih sulit untuk memperhatikan webinar konferensi atau memanfaatkan peluang jaringan.

Akhir Kata

Banyak orang yang sebelumnya tidak pernah mempertimbangkan untuk mengikuti dan berperan serta saat konferensi online tidak punya pilihan tahun ini. Mengaktifkan peserta ke konferensi virtual adalah cara lain Pandemi kemungkinan akan mengubah masyarakat dan ekonomi  untuk selamanya. Jadi siapkan diri anda baik – baik ya.

Dengan pesanan tinggal di rumah yang mencegah kita berkumpul, kita akan melewatkan konferensi tahunan atau mencari cara untuk memanfaatkannya secara virtual.

Manfaatkan sepenuhnya apa yang ditawarkan konferensi dengan menyediakan waktu untuk hadir, berpartisipasi dalam diskusi, bergabung dalam acara sosial, dan secara aktif terhubung dengan peserta lain setelah konferensi.

Lakukan konferensi virtual seserius Anda menangani acara secara langsung – terutama jika itu adalah satu-satunya pilihan Anda. Jika Anda fokus, terlibat, dan termotivasi, Anda bisa mendapatkan banyak manfaat dari menghadiri konferensi dari ruang tamu Anda seperti halnya terbang melintasi negara untuk itu.

Sudahkah Anda menghadiri konferensi online? Apa yang membuat pengalaman itu berharga bagi Anda? Terima kasih telah menyimak kita akan berjumpa pada kesempatan berikutnya.

Gravatar Image
Seseorang yang tertarik dengan teknologi, musik, film dan gundam. Berbagi kisah seputar film, mereview, membagikan pengalaman menonton dari segi cerita serta para tokoh yang ada. Berbagi informasi menarik lainnya. Enjoy Sharing'.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *